Viele Unternehmen sind mitten im Transformationsprozess. Als Mitarbeiterin eines großen Weiterbildungsträgers war ich im März diesen Jahres gefordert, einen großen Beitrag zur Digitalisierung unserer Weiterbildungsformate zu leisten. In den letzten Wochen konnte ich sehr vielfältige und wertvolle Praxiserfahrungen im Online-Training sammeln. Erfahren Sie in unserem heutigen Blog, worauf Sie bei der Einführung von Online-Training achten sollten.
Krisen erfordern ein Umdenken
In der Corona Zeit wurde sehr schnell deutlich, ob wir den Herausforderungen der Digitalisierung bereits gewachsen sind. Von jetzt auf gleich waren wir gefordert, unsere Dienstleistungen im Online-Training abzubilden und neue Formen der Zusammenarbeit zu gestalten. Und zusätzlich noch die Herausforderung des Homeoffice. Für viele eine neu gewonnene Freiheit, für andere eine große Herausforderung der Selbstorganisation. Die Digitalisierung sorgt in der Krise auch für Chancen – sie trägt u.a. zur Sicherung unseres Arbeitsplatzes sowie einen weitestgehend geregelten Tagesablauf bei.
Dennoch ist gerade vieles im Wandel. Der Arbeitsplatz im Büro wird kurzerhand in das Wohnzimmer verlegt. Bei Videokonferenzen springen Kinder durchs Bild oder Haustiere sitzen auf einmal auf dem Schoß der Kollegen. Viele Netzwerktreffen oder Trainingsmaßnahmen, die in der Vergangenheit live und in Farbe erfolgt sind, spielen sich jetzt in Zoom, Microsoft Teams oder in anderen virtuellen Räumen ab. Das Angebot ist groß und vielfältig: Videokonferenzen, Webinare, Online-Training und -coaching sprießen wie Pilze aus dem Boden. Sorgt die Krise vielleicht für mehr Kreativität und Bereitschaft, sich auf neue Formen des Lernens und der Zusammenarbeit einzulassen?
Weiterbildungsanbieter und ihr Weg aus der Krise
Aber wie sieht es aktuell überhaupt bei anderen Weiterbildungsträgern aus? Bevor ich meine Erfahrungen mit Ihnen teile, recherchierte ich zuerst den Stand bei anderen Weiterbildungsanbietern. Dabei stieß ich auf eine sehr interessante Blitzumfrage von “Managerseminare”. Diese befragten insgesamt 322 Trainer, Berater und Coaches.
Sie kamen zu dem Ergebnis, dass es für die meisten Weiterbildungsanbieter alles andere als rosig aussieht. Drei Viertel von ihnen klagen darüber, dass 70 bis 100 Prozent ihrer Aufträge storniert wurden. Das letzte Drittel ist aktuell gefordert, ohne Aufträge über die Runden kommen. Diese Situation führt zu einer regelrechten Zwangsdigitalisierung der Weiterbildung. Das Format des Online-Training spielt dabei eine große Rolle. Ergebnisse zeigen, dass der Wandel zu einer digitalisierten Weiterbildung schnell voran geht: Vor der Krise verfügte nur rund die Hälfte der Weiterbildungsanbieter über digitale Lernformate. Innerhalb kürzester Zeit haben zwei Drittel von ihnen Online-Training in ihr Portfolio aufgenommen.
Die Krise zeigt hier also ganz klar, welche Veränderungen möglich sind und wie Herausforderungen gemeistert werden. Ganze 88 Prozent der Weiterbildungsanbieter gucken optimistisch in die Zukunft oder sind sogar der Meinung, dass sie gestärkt aus der Krise hervorgehen. Schockstarre und Mutlosigkeit ist nur bei einem sehr kleinen Teil vorhanden.
Gibt es einen 7-Schritte Plan für die Einführung von Online-Training?
Im Zuge der bundesweiten Schulschließung, hat auch mein Arbeitgeber den weitreichenden Entschluss gefasst, unsere Dienstleistung schnellstmöglich zu digitalisieren. Da ich in der Erwachsenenbildung tätig bin, waren wir gefordert, unsere Präsenz-Formate in kürzester Zeit zu digitalisieren. An meinem profunden Erfahrungsschatz und dem einen oder anderen Praxishinweis möchte ich Sie gerne teilhaben lassen.
Ich kann es gleich vorweg nehmen: Wir hatten keinen 7-Schritte Plan zur erfolgreichen Implementierung unserer virtuellen Lernwelt. Viel mehr gab es viel Unsicherheit und unzählige Fragen, ob sich unsere Präsenz Maßnahmen überhaupt in kürzester Zeit online darstellen lassen? Auch zahlreiche technische Fragen hinsichtlich unserer IT Infrastruktur spielten im neuen Tagesgeschäft eine große Rolle. Wer kommt als Sparringspartner, Berater und letztendlich auch Umsetzer des großen Projektes in Frage? Welche vorhandene Ressourcen können wir zielführend einsetzen?
Glücklicherweise waren wir bereits vor der Krise schon gut aufgestellt und es existierte bereits eine cloud-basierte Funktion, um unsere Sprachkurse auf einer Online Plattform abzubilden. Leider hatten wir diese Möglichkeit bislang nie genutzt, da Online-Training vor Corona auf wenig Akzeptanz stieß. Umso größer war zu Beginn der Krise die Erkenntnis und Erleichterung, dass wir technisch schon so digital und zukunftsweisend aufgestellt waren. Sehr zeitnah konnten wir bereits erste weitreichende Erfahrungen im Praxisbetrieb sammeln.
Unser Vorgehen bei der Einführung von Online-Training in der Corona Krise
Krisen kommen bekanntlich ungeplant und für diese gibt es meist kein Patentrezept oder Expertenwissen, das sofort aus der Krise führt. Zu dieser Erkenntnis kamen wir auch schnell. Gefragt war eine experimentelle, flexible und lösungsorientierte Vorgehensweise, ganz im Sinne der VUKA-Welt, auf die Sabine Schewe bereits in unserem letzten Blog intensiver eingegangen ist.
Bei uns gab es zwei Herausforderungen bei der vorläufigen Planung: Zum einen die technische Umstellung bzw. Umsetzung als auch die Qualifizierung unserer Dozenten. Wir stellten uns auch die Frage, wie wir unsere Kursteilnehmer bestmöglich auf das Online-Training vorbereiten. Bei den ersten drei Kursen, die zuerst online an den Start gehen sollten, handelte es sich um Deutsch-Sprachkurse mit beruflicher Orientierung für Osteuropäische Hilfskräfte.
Unsere Teilnehmer brachten geringe bis gar keine Deutsch- und oder EDV-Kenntnisse mit. Nicht jeder von ihnen war mit einem Computer ausgestattet oder hatte bereits Erfahrungen im Umgang mit einem Computer sammeln können. Sehr schnell kamen wir zu der Annahme, dass wir diese Zielgruppe nicht im Online-Training sehen. Kurz darauf wurde uns jedoch die Pistole auf die Brust gesetzt. Zur Sicherung unseres Arbeitsplatzes blieb uns keine andere Wahl, als mit einer sofortigen Umstellung auf Online-Training zu starten. Es gab jetzt nur noch zu klären, wie wir das Ganze umsetzen wollen.
Erste Schritte auf den Weg zum Online-Training
Um die ersten Kurse an den Start zu bringen, haben wir parallel zwei Prozesse gestartet: Der eine umfasste die technischen Rahmenbedingungen, die Kommunikation und Qualifizierung unserer Dozenten. Zusätzlich waren wir natürlich gefordert, unsere Teilnehmenden auf den Start des Online-Training vorzubereiten. Beide Herausforderungen mussten schnell und parallel innerhalb von drei Tagen umgesetzt werden.
Die technische Umsetzung verlief relativ reibungslos. Wir konnten auf schon vorhandene Strukturen aufbauen und die Umsetzung zeitnah sicherstellen. Wir starteten mit den ersten drei Kursen, da wir dort sofort grünes Licht erhielten. Diese Kurse wurden zum Pilotprojekt ernannt. Die anderen Kurse starteten zeitversetzt, da sowohl Projektträger als auch die Zertifizierungsorganisation ihre Genehmigung erteilen mussten. Unser Ziel war es, Leuchtturmprojekte zu schaffen, von denen weitere Dozenten und Kollegen profitieren können.
Zu Beginn war viel Koordination und Steuerung erforderlich. Dozenten wurden innerhalb kürzester Zeit mit dem Online-System trainiert. Es wurden virtuelle Klassenzimmer implementiert, in denen sich die Dozenten in kleinen Teams mit der Software vertraut machen konnten. Zudem wurden Verknüpfungen zwischen unseren Systemen erstellt und Zugänge für die Teilnehmenden eingerichtet.
Die große Frage war, wie wir unsere Teilnehmenden in Zeiten sozialer Distanz optimal auf den Kurs vorbereiten können, um einen bestmöglichen Start zu ermöglichen. Wir starteten zunächst eine Abfrage, welche technischen Voraussetzungen bei den Teilnehmenden bereits existieren. Im nächsten Schritt vereinbarten wir zeitversetzte Termine, für die Ausleihe von Laptops und der Aushändigung weiterer Materialien. Eine schnell erstellte Anleitung für die Erklärung des virtuellen Klassenzimmers sowie ein neuer Vertrag für das Online-Training war Bestandteil jedes Starter-Kits.
Einführung von Online-Training – Mein Zwischenfazit
Aller Anfang ist schwer, sagt ein bekanntes Sprichwort. Dennoch haben wir uns nicht ermutigen lassen. Schritt für Schritt haben wir die Umstellung zu Online-Training im Team gemeistert. Lesen Sie weiter und erfahren Sie in unserem nächsten Beitrag zu dieser Reihe wie der Kursstart erfolgreich gelungen ist und welche persönlichen “Learnings” ich bei der Einführung von Online-Training sammeln konnte.
